Pourquoi Google Workspace et Microsoft Teams s’imposent dans le paysage des plateformes collaboratives de télétravail ?

Billet rédigé par Jennifer RYTER (EBSI), Marie Anne LA HAYE (EBSI) et Karine GAY (HEG).

Le télétravail, nouvelle forme d’activité réalisée à distance du lieu d’une entreprise, s’est particulièrement développé avec les outils numériques. La crise sanitaire liée au COVID a d’ailleurs amplifié ce phénomène. Cette habitude pourrait perdurer pour plusieurs raisons, telles que l’amélioration de la productivité, la réduction de la taille des bureaux ainsi que pour aider les entreprises à réduire leur empreinte carbone en diminuant les trajets domicile-travail. 

Favoriser le télétravail devient donc un enjeu social, écologique et économique. Les nombreuses plateformes qui proposent des outils, des logiciels, des systèmes d’exploitation destinés au stockage et au partage de contenus virtuels, ont alors un rôle important à jouer. 

Le choix pour les entreprises est très large, car de nombreux acteurs ont développé toutes sortes d’outils. On se rend compte que ce choix n’est pas sans incidence sur le monde économique du secteur numérique.

Effectivement, on remarque que certaines plateformes sortent du lot : il s’agit de  Microsoft Teams avec 115 millions d’utilisateurs par jour et de Google G suite, récemment remplacée par Workspace, qui a annoncé un taux de croissance supérieur à 10 milliards de dollars. On peut s’interroger sur les raisons de cette domination dans le secteur.

Microsoft Teams : outils de la plateforme collaborative. Source de l’image

La domination des GAFAM

 Tout d’abord, la notoriété de ces grandes entreprises, malgré les débats suscités par leur modèle économique, a œuvré à leur adhésion par les entreprises. En effet dans la situation de crise, la précipitation a certainement joué en faveur des deux plus importantes structures connues sur le web.

D’autre part, en étant propriétaires d’outils de messagerie largement utilisés, Gmail pour Google et Outlook pour Microsoft, ils étaient présents dans une grande majorité d’établissements. 

On peut d’ailleurs souligner que la communication en entreprise passe avant tout par les e-mails. C’est un outil privilégié pour la communication, car il permet à la fois la transmission de messages vers l’extérieur ou en interne. Ainsi, il peut limiter l’utilisation de papier, être performant pour la transmission des informations en réduisant les délais et en facilitant le transfert de diverses formes de données (fichiers textes, de feuilles de calcul, de messages vidéo, de photographies, etc.). Les entreprises habituées aux interfaces Google et Microsoft ont logiquement adopté les suites de ces plateformes.

Cependant, la domination de ces GAFAM n’explique pas tout. On se rend compte que les outils qu’elles proposent sont très variés ce qui peut avoir de sérieux avantages face à d’autres plateformes plus spécialisées. De plus, elles mettent l’accent sur une sécurité renforcée, ce qui est rassurant pour la préservation des données d’une entreprise.

De la vidéoconférence au partage des données : des outils variés

Les limites des plateformes spécialisées

Depuis le début de la pandémie, les entreprises doivent trouver des outils pour favoriser le travail à distance dans le but de soutenir et d’aider leurs employés à travailler, à être productifs, à organiser leurs tâches et leur temps, et bien plus malgré les circonstances. De nombreuses plateformes proposent des outils spécialisés, comme la gestion du temps et la prise de rendez-vous (Calendly, Toggl track), le partage et le transfert de fichiers (Swiss Transfer, Filemail).

Ces spécialisations impliquent l’utilisation de nombreuses plateformes et ont pour inconvénient de multiplier les référents et ainsi de diminuer l’efficacité des employés. Cela nécessite également un investissement de la part de chacun pour apprivoiser chaque outil, ce qui peut être vite chronophage. Enfin, cela éparpille l’ensemble des données de l’entreprise. 

Il faut cependant préciser que ces plateformes sont le terreau des acteurs majeurs, car dès lors qu’une fonctionnalité prend une dimension mainstream, ils s’emparent de leurs idées pour les intégrer à leur suite d’outils.

Des fonctionnalités nouvelles et d’autres sans cesse améliorées

Microsoft et Google ont depuis longtemps cherché à développer des fonctionnalités facilitant le travail collaboratif. Ces deux grands groupes possédaient déjà un large éventail de solutions utiles pour le télétravail lors de l’arrivée de la pandémie.

Les outils de Google Workspace. Source de l’image.

On peut prendre l’exemple de Microsoft qui propose un service de collaboration et de stockage de données (SharePoint) partagé par l’ensemble des employés et même parfois avec des partenaires invités. Il facilite aussi l’accès des documents pour chaque collaborateur par l’outil OneDrive qui permet de se connecter à son poste depuis n’importe quel endroit et à tout moment, laissant donc une grande liberté d’action aux salariés. Évidemment, les outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint sont des référents en la matière et ils sont largement connus et utilisés par une majorité. Microsoft 365 dispose également d’outils de communication variés : Outlook, Skype ou encore Teams qui a connu un vrai succès face à la concurrence grâce à sa volonté de repenser l’application pour la rendre plus « humaine » en favorisant le rapprochement des individus.

Google, propose également un service de stockage Drive, une gestion des mails facilitée par de nombreuses fonctionnalités, dont un antispam très performant, des outils de gestion de temps simples à utiliser et à partager. Google Workspace avec ses outils vise à conquérir le marché des très petites entreprises (TPE).

Ces entreprises florissantes ont pu également rapidement investir pour améliorer et proposer plus de services à leurs utilisateurs. Microsoft a par exemple introduit une amélioration sur la qualité de la vidéoconférence en supprimant les bruits parasites en temps réel et en ajoutant la fonction « main levée ».

Des tarifs évolutifs

On peut également remarquer que les tarifs proposés sont évolutifs, puisqu’ils peuvent aller de la gratuité à un abonnement annuel d’environ 20€ par mois pour microsoft. La tranche la plus élevée proposant des avantages de sécurité plus importants. On peut se demander par contre quelles contreparties la gratuité implique : est-ce que l’utilisation des données produites par une entreprise sont utilisées à des fins commerciales ? Google propose des tarifs assez similaires, mais avec la nouvelle version Workspace, le stockage des données est limité, ce qui laisse à penser que les tarifs peuvent évoluer en fonction de la taille des informations à conserver, en faisant certainement payer davantage les grosses entreprises.

Le critère du prix est un élément sur lequel Google et Microsoft cherchent à se concurrencer, Google ayant récemment aligné ses tarifs à la hausse pour rejoindre ceux de Microsoft.

Si ces plateformes offrent divers services facilitant la mise en place d’un bureau à distance à des prix variables, il y a d’autres enjeux importants qui les intéressent, notamment celui de la sécurité.

Un objectif de sécurisation des données

Stocker des données sur un cloud peut avoir de nombreux avantages, mais peut aussi engendrer des risques. Choisir une plateforme qui apporte une sécurité renforcée est très important pour les entreprises qui veulent opter pour le télétravail.

On se rend compte encore que choisir Google ou Microsoft assure une protection plus efficace que d’autres plateformes dont les moyens sont moins importants pour développer des systèmes de protection tout aussi efficaces.

Microsoft Teams s’est engagée à respecter des normes internationales en matière de cybersécurité, telle que la norme ISO/IEC 27 000 qui prévoit des mesures assurant la sécurité des systèmes d’information.

Une protection contre la piraterie 

Tout d’abord, il existe un risque de piratage des données, qui s’est accentué pendant la période de confinement. Les pirates ont profité des nombreuses failles que le télétravail a mises en avant par l’utilisation d’outils personnels des employés, sur des réseaux non sécurisés. L’employeur doit investir dans des outils, comme des courriels cryptés ou des formations à la sécurité informatique, pour assurer la sécurité de leur entreprise et de leur employé. Cela demande aussi d’évaluer les risques d’utilisation et l’accès aux informations et aux données sensibles par les membres du personnel.

Les offres d’infonuagique de Microsoft et de Google qui ont été bâties sur des fondements solides de sécurité ont prévu de limiter ces risques de piratage en répartissant les données sur différents serveurs et sur plusieurs sites.

Une protection contre la perte des données

Pour optimiser la protection contre la perte de données contenant des informations sensibles, Google propose par exemple des règles pour limiter l’accès à certains administrateurs et ainsi éviter que l’ensemble des employés puissent y accéder et risquer de supprimer les informations par une manipulation involontaire. Il est mis à disposition des entrepreneurs des outils de contrôles qui peuvent par exemple les alerter sur des incidents.

Une protection contre la fermeture d’un hébergeur

Un autre risque de perte des données est celui qui est lié à la cessation d’activité de l’hébergeur de l’infonuagique. En choisissant Google et Microsoft, qui sont dans une situation économique plutôt confortable, ils assurent une conservation de leurs données sur le long terme.

Mais des failles possibles dans la sécurisation des données

On remarquera que même si ces deux grands du secteur numérique semblent sûrs, certains ont pu montrer des failles dans la sécurité des données, notamment chez Microsoft, mais les risques sont certainement les mêmes chez Google et chez les autres acteurs du Web qui mettent en place des outils de télétravail. En effet, le risque zéro en matière de sécurité informatique n’existe pas dès lors que les informations sont mises sur les réseaux ou sur des serveurs qui ne nous appartiennent pas.

Conclusion

Finalement, il va de soi de voir Google et Microsoft s’imposer au niveau des plateformes de travail collaboratif en raison de leur position dominante, de la variété des outils qu’elles proposent et de la sécurité qu’elles assurent. La qualité des outils ne cesse de s’améliorer rendant le télétravail de plus en plus efficace. Pourtant, on peut s’inquiéter de voir ces acteurs s’imposer au sein des entreprises et notamment dans la gestion de leurs données. En effet, aujourd’hui, la donnée est le pétrole du XXIe siècle, et ces multinationales détiennent tellement de données qu’elles prennent une envergure très, voire trop importante. Quel rôle vont-elles jouer ? La question est primordiale dans un monde où les décisions sociales, éthiques, écologiques et économiques doivent être traitées avec urgence.

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